物测队会计档案管理办法

 

第一章 总 则

   为了加强会计档案管理,保证会计档案的安全、完整、及时,根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》及财政部《会计档案管理办法》的规定,结合本队实际情况，制定本办法。

第二章  会计档案管理部门

一、队档案主管部门和财务部门共同负责会计档案工作，主管部门指导、监督和检查财务部会计档案管理。会计档案的具体管理工作由财务部门负责，由财务部门指定专人负责在专门地点保管。

二、财务部必须建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。

第三章  会计档案归档的范围

一、会计凭证。包括外来的和自制的各种原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表，银行存款对账单及余额调节表等。年度终了都必须按照规定归档。

二、会计账簿。包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、各种辅助登记簿等。

三、财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告财务报告。包括《会计制度》规定和主管部门临时通知编报的主要财务指标快报。上级主管部门对报告的批复及社会审计的审计报告。

四、其它会计核算资料。凡与会计核算紧密相关的，由财务部门负责办理的有参考价值的数据资料。如单位预算报告、银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计交接清册、会计档案保管清册、经济合同等。

第四章  会计档案的整理、装订

会计年度终了后，应将装订成册的会计档案进行整理立卷。各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几个类型的案卷，将各卷按顺序编号。

一、会计凭证。

（1）按月立卷:每月末将装订成册的凭证，统一登记案卷目录，每月立卷一份。

（2）装订封面的所有内容要填写齐全，包括:单位名称、年度、月份、起讫日期、号码和页数、装订人和管理人签章，以明确责任。

（3）会计凭证在装订前，首先要分类整理，排序和检查日期及编号是否齐全，根据张数和厚度确定册数，并须将凭证中的大头针和回形针等拆掉，凭证要依左上角对齐，装订凭证厚度以1.5cm左右为宜，一般不要太厚和太薄。要加具封面，封面要牛皮纸印制会计专用封面。装订要实行三眼一线打结，装订要结实美观，并封口，装订人员在封口处签章，封面要注明凭证种类、起讫号码、凭证张数。主管人员、及装订人员应在凭证封面签章，并要求在平整的侧面写明凭证时间、册数凭证起讫码，以备查阅。

二、会计账簿。

各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年使用的账簿外，其它均需整理妥善保管。

（1）会计电子账簿在办理完年度结账后，打印。

（2）会计电子账簿在装订前，应按账簿启用表的使用页数，核对各个账户账面是否齐全，是否按顺序排列。

（3）用坚固耐磨的纸张做封面、封底，装订成册。

（4）会计账簿的装订顺序:

会计账簿装订封面→账簿启用表→账户目录→按本账簿页数顺序装订账页→会计账簿装订封底。

（5）装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现象。

（6）账簿装订的封口处，应加盖装订人印章。

（7）装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属年度及账簿名称和编号。

（8）会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存款日记账、分户明细账、辅助账。

三、会计报表。

会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册，年度终了合并装订，统一归档保管。

四、单位预算报告、上级主管部门对报告的批复及社会审计的审计报告。

会计交接清册、会计档案保管清册、纳税申报表、经济合同装订归档。

五、同时满足下列条件的，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案：　

（1）形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；

（2）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；

（3）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；

（4）采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；

（5）建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；

（6）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

第五章  会计档案的归档保管

一、当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由财务部保管二年，期满后存入档案室保管。

二、会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。

三、档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制会计档案移交清册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收。

四、档案室要求保持通风、透光和干燥防水，要做好防火工作、保持清洁、防腐、防蛀。

第六章  会计档案的借阅使用

一、财务部建立会计档案清册和借阅登记清册。

二、本单位调阅会计档案，须经财务部负责人同意，外单位调阅会计档案，要有正式的介绍信，并经队长批准。批准后，要详细登记调阅档案名称、调阅期、调阅人姓名及工作单位、调阅理由、归还日期等，方可办理调阅手续。

三、借阅会计档案人员，不得在案卷中标画，不得拆散原卷册，更不得抽换。

四、借阅会计档案人员，不得将会计档案携带出外，特殊情况，须经队领导批准。

五、需要复制会计档案的，须经财务部负责人或队领导批准后方可复制。

第七章 各种会计档案保管期限

一、会计凭证保管30年。

二、会计账簿保存30年，固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。

三、月度、季度、半年度财务会计报告保存10年，年度财务报告永久保存。

四、会计档案移交清册保管30年，会计档案保管清册、会计档案销毁清册 、会计档案鉴定意见书永久保存。

第八章  会计档案的销毁

经鉴定可以销毁的会计档案，应当按照以下程序销毁：

（1）单位档案管理机构编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。

（2）单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。

（3）单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作，并与会计管理机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。

电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定，并由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。

第九章 附则

一、本制度自下发之日起实施，未涉及情况按国家有关规定处理。